Die Webakte für Unternehmen


Warum ist die Webakte die Lösung für Ihr Unternehmen?

1. Die Webakte wurde aus dem Mittelstand für den Mittelstand entwickelt und ist  branchenunabhänig nutzbar.

2. Die Webakte ist durch geringe Anschaffungskosten für den Mittelstand bezahlbar und spart   bereits im ersten Jahr -je nach Intensität der Nutzung- bis 100% der Anschaffungskosten allein   im Bereich Logistik (Porto, pp) wieder ein und hat damit eine extrem kurze Amortisationszeit.

3. Die Webakte ist intuitiv bedienbar und bedarf keiner nennenswerten Schulung.

4. Die Webakte ist mit geringem Aufwand an das CI Ihres Unternehmens anpassbar.

5. Die Webakte ist so programmiert, dass sie sowohl auf Servern des Anwenders als auch auf gehosteten Systemen läuft. Die Struktur der Webakte kann mit geringem Aufwand an die Bedürfnisse einer Branche angepasst und um ein Intranet erweitert werden. Auf Wunsch eignet es sich nicht nur für B2B sondern auch für den Informationsaustausch bei B2C.

Die Webakte dient Ihnen als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform mit Ihren Kunden. Hierbei haben Sie die Möglichkeit für mehrere Tausend Kunden eine Webakte zu führen.

Funktionsweise

Hauptsächlich werden Informationen in die Webakte mittels einem Webakte Drucker eingestellt. Der Webakte Drucker ist ein virtueller Drucker, der aus jedem Programm die Möglichkeit bietet Dokumente in ein PDF umzuwandeln und mittels einem Auswahldialog in die Webakte zu speichern (mit exakter Ordnerangabe). Dieser Webakte Drucker wird auch Ihren Kunden zur Verfügung gestellt (gleiche Funktionalität). Alternativ zum Webakte Drucker haben sowohl Sie als auch Ihre Kunden die Möglichkeit Dokumente (PDF, Word, Excel, Power Point, jpeg, tif sowie alle übrigen gängigen Datenformate via drag and drop (für Internetexplorer ab Version 11.0) in die Webakte zu verschieben.

Sie und Ihre Kunden haben darüber hinaus die Möglichkeit Dokumente mit dem Programm webdrive strukturiert zu verschieben. Daneben werden Informationen in die Webakte mittels Blogeinträgen geschrieben. Hierfür gibt es mind. einen Blog für Ihren Kunden und mind. einen Blog für Sie. Sie haben auch die Möglichkeit Dokumente aus der Webakte in andere Laufwerke Ihres Systems zu verschieben (häufigste Anwendung: vom Kunden zur Verfügung gestellte Belege, die vom Dienstleister weiter verarbeitet werden sollen).

Jede Information, die in die Webakte eingestellt wird löst einen Informationsmechanismus aus:

1.Via SMS an die im System hinterlegte Handy-.Nr mit einer einfachen Textnachricht: Sie haben neue Dokumente bzw. Informationen (Blog-Eintrag) in Ihrer Webakte und/oder

2.Via E-Mail an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse mit einem Link zum konkreten Ordner der Webakte

Wenn Sie und/oder Ihr Kunde Informationen in die Webakte einstellen wird neben der SMS/E-Mail via E-Mail in der Webakte kenntlich gemacht in welchem Ordner neue Informationen liegen (Symbol/Farbe/o.ä.).

Die Webakte fungiert als DMS für Sie und Ihre Kunden und erfüllt die an ein DMS gestellten Anforderungen.

 

Aufruf der Webakte

Hauptsächlich werden Informationen in die Webakte mittels einem Webakte Drucker eingestellt. Der Webakte Drucker ist ein virtueller Drucker, der aus jedem Programm die Möglichkeit bietet Dokumente in ein PDF umzuwandeln und mittels einem Auswahldialog in die Webakte zu speichern (mit exakter Ordnerangabe). Dieser Webakte Drucker wird auch Ihren Kunden zur Verfügung gestellt (gleiche Funktionalität). Alternativ zum Webakte Drucker haben sowohl Sie als auch Ihre Kunden die Möglichkeit Dokumente (PDF, Word, Excel, Power Point, jpeg, tif sowie alle übrigen gängigen Datenformate via drag and drop (für Internetexplorer ab Version 11.0) in die Webakte zu verschieben.

Sie und Ihre Kunden haben darüber hinaus die Möglichkeit Dokumente mit dem Programm webdrive strukturiert zu verschieben. Daneben werden Informationen in die Webakte mittels Blogeinträgen geschrieben. Hierfür gibt es mind. einen Blog für Ihren Kunden und mind. einen Blog für Sie. Sie haben auch die Möglichkeit Dokumente aus der Webakte in andere Laufwerke Ihres Systems zu verschieben (häufigste Anwendung: vom Kunden zur Verfügung gestellte Belege, die vom Dienstleister weiter verarbeitet werden sollen).

Jede Information, die in die Webakte eingestellt wird löst einen Informationsmechanismus aus:

1.Via SMS an die im System hinterlegte Handy-.Nr mit einer einfachen Textnachricht: Sie haben neue Dokumente bzw. Informationen (Blog-Eintrag) in Ihrer Webakte und/oder

2.Via E-Mail an die im System hinterlegte E-Mail-Adresse mit einem Link zum konkreten Ordner der Webakte

Wenn Sie und/oder Ihr Kunde Informationen in die Webakte einstellen wird neben der SMS/E-Mail via E-Mail in der Webakte kenntlich gemacht in welchem Ordner neue Informationen liegen (Symbol/Farbe/o.ä.).

Die Webakte fungiert als DMS für Sie und Ihre Kunden und erfüllt die an ein DMS gestellten Anforderungen.

 

Rechteverwaltung, Login

Sowohl Sie und Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Kunden und dessen Mitarbeiter greifen auf die Webakte zu und haben –je nach Rechtevergabe- die Möglichkeit bereitgestellt Dokumente und/oder Informationen zu lesen und/oder zu schreiben oder zu löschen. Sie führen idR für mehrere Tausend Kunden Webakten. Worbei Ihr Kunde idR nur eine Webakte führt. Es ist aber auch möglich, dass ein Kunde mehrere Webakten zur Verfügung gestellt bekommt. In diesem Fall wird die Webakte so aufgebaut, dass Ihr Kunde nur einmal ein Login macht (Verzweigung in seine verschiedenen Webakten innerhalb des einmaligen Login durch Auswahl der betreffenden Akte). Hinsichtlich der Rechteverwaltung ist zu unterscheiden:

a) Dienstleister

Sie haben folgende Rechte:

•Anlage eines (neuen) Kunden
•Anlage Jahresordner und innerhalb der Jahre weitere Ordner gem. Grundstruktur
•Löschung von Ordnern
•Sperrung des WA-Zugangs insgesamt (z.B. bei Leistungsstörungen mit dem Kunden)
•Sichtrechte auf die Rechtevergabe des Kunden
•Blogeinträge

Es gibt zwei Rechtetypen (Admin und und User). Der Admin hat alle oben beschriebenen Rechte, der User hat nur Sichtrechte und die Möglichkeit Dokumente in die Webakte zu schieben (s.o.).

b) Kunde

Nur der Kunde hat die Möglichkeit anderen Mitarbeitern seiner Organisation Sichtrechte (keine Löschrechte) auf einzelne Ordner zur Verfügung zu stellen. Der Kunde hat das Recht Ordner anzulegen (Arbeitstitel „Privat“), auf die auch der Dienstleister keinen Zugriff hat (der Ordner für den der jeweilige User keine Rechte hat werden ausgeblendet)

 

Datenhaltung und Datenmigration

Sämtliche in der Webakte gespeicherten Daten können auf externe Datenträger (via drag and drop oder mittels Programmfunktionalität) ausgelesen werden. Die Ordnerstruktur der Webakte (s.u,) orientiert sich an DMS Systemen. Es wird unterschieden zwischen Dauerordnern und Jahresordnern.

Dauerordner dienen zur Datenhaltung ohne Befristung. Jahresordner orientieren sich an den Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung und entsprechender Gesetze. Ziel ist es Jahresordner nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (z. Z. 10 Jahre) komplett (mit einem Befehl je Akte) zu löschen. Innerhalb der Jahresordner können bis zu 3 Unterebenen eingerichtet werden.

CI der Web-Akte

Die Webakte hat in der Grundkonfiguration ein CI, das an das jeweilige CI Ihres Unternehmens angepasst wird. Auch die Ordnerstruktur kann bei gesonderter Beauftragung angepasst werden.

Wenn Sie Interesse oder Fragen haben, schreiben Sie uns eine E-Mail an steuerberatung@bittrich.de